Veri Sorumlusuna Başvuru Dilekçesi Nasıl Hazırlanır?

Veri Sorumlusuna Başvuru Nedir, Neden Zorunludur?

Kişisel verilerinizin hukuka aykırı işlendiğini düşünüyorsanız — örneğin izinsiz reklam SMS'leri alıyorsanız, bir şirket verilerinizi silmiyorsa ya da hakkınızda hangi verilerin tutulduğunu öğrenmek istiyorsanız — ilk adım veri sorumlusuna başvuru yapmaktır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) 13. maddesi, ilgili kişinin taleplerini önce veri sorumlusuna iletmesini öngörür.

Bu sıralama bir tercih değil, zorunlu bir ön aşamadır: Kanunun 14. maddesi gereği, veri sorumlusuna başvuru yolu tüketilmeden doğrudan Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunulamaz. Yani "şirketi Kurula şikâyet edeceğim" diyorsanız bile önce bu dilekçeyi hazırlamanız gerekir. Kurul aşamasının nasıl işlediğini KVKK şikâyeti rehberimizde ayrıntılı anlatmıştık.

Başvurunun usulü, 10 Mart 2018 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ ile düzenlenmiştir. Bu yazıda dilekçenin zorunlu unsurlarını, gönderim yollarını, süreleri ve örnek bir şablonu bulacaksınız.

Veri Sorumlusu Kimdir, Nasıl Bulunur?

Veri sorumlusu, kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen gerçek veya tüzel kişidir: alışveriş yaptığınız e-ticaret sitesi, üyesi olduğunuz spor salonu, bankanız, operatörünüz veya işvereniniz somut olayda veri sorumlusu olabilir. Başvurunuzu doğru muhataba yöneltmek için:

• Şirketin internet sitesindeki aydınlatma metnine bakın; veri sorumlusunun unvanı ve iletişim bilgileri burada yer almak zorundadır.
• Kurumun Veri Sorumluları Sicili'ne (VERBİS) kayıtlı olup olmadığını verbis.kvkk.gov.tr üzerinden sorgulayabilirsiniz; sicil kaydında irtibat kişisi ve adres bilgileri görünür.
• Bir şirketler grubuyla muhatapsanız, verinizi fiilen hangi şirketin işlediğine dikkat edin; başvurunun yanlış tüzel kişiye yapılması süre kaybettirir.

Hangi Talepler İçin Başvuru Yapılabilir? (KVKK m. 11)

KVKK'nın 11. maddesi kapsamında veri sorumlusuna şu talepleri iletebilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme (yurt içi/yurt dışı),
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• İşlenme şartları ortadan kalktıysa silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme ve silme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Hukuka aykırı işleme nedeniyle zararınızın giderilmesini talep etme.

Dilekçenizde bu haklardan hangisini (veya hangilerini) kullandığınızı açıkça belirtmeniz, sürecin hızlı ilerlemesi için önemlidir.

Örnek senaryolar: Hiç üye olmadığınız bir firmadan kampanya SMS'i alıyorsanız "verilerimin nereden elde edildiğinin bildirilmesini ve silinmesini" talep edebilirsiniz. Eski işvereniniz işten ayrılmanıza rağmen özlük dosyanız dışındaki verilerinizi (ör. parmak izi kaydı) tutuyorsa silme talebinde bulunabilirsiniz. Bir sitede ad-soyadınızla yapılan aramada eski ve yanlış bilgiler çıkıyorsa düzeltme hakkınızı kullanabilirsiniz.

Dilekçede Bulunması Zorunlu Unsurlar

Tebliğ'in 5. maddesine göre başvurunuzda şunların bulunması zorunludur:

Talebinize ilişkin bilgi ve belgeleri (ör. aldığınız SMS'in ekran görüntüsü, üyelik bilgileri, daha önceki yazışmalar) başvuruya eklemeniz gerekir. Zorunlu unsurlardan biri eksikse veri sorumlusu başvuruyu usul yönünden reddedebilir; bu da süreci baştan başlatmanıza yol açar.

Genel dilekçe yazım kuralları (hitap, tarih, imza düzeni) için dilekçe nasıl yazılır rehberimize bakabilirsiniz.

Başvuru Hangi Yollarla Gönderilir?

Tebliğ, başvurunun sıradan bir e-postayla değil, kimliğinizi doğrulayan kanallarla yapılmasını arar:

1. Yazılı başvuru: Dilekçenin ıslak imzalı hâlinin veri sorumlusunun adresine elden teslimi (teslim alındığına dair belge isteyin) veya noter aracılığıyla gönderilmesi.
2. Kayıtlı elektronik posta (KEP): KEP adresinizden veri sorumlusunun KEP adresine.
3. Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış belge.
4. Sistemde kayıtlı e-posta: Veri sorumlusuna daha önce bildirdiğiniz ve sisteminde kayıtlı olan e-posta adresinizden gönderim.
5. Başvuru yazılımı/uygulaması: Veri sorumlusunun bu iş için sunduğu form veya uygulama.

Birçok şirket, internet sitesinin "KVKK" veya "Kişisel Verilerin Korunması" bölümünde kendi başvuru formunu ve başvuru kanallarını yayımlar. Önce bunu kontrol etmek, başvurunun doğru birime ulaşmasını kolaylaştırır.

İspat ipucu: İleride Kurula şikâyet gerekebileceği için başvurunuzun gönderim tarihini ve içeriğini ispatlayabileceğiniz bir yol seçin. Noter veya KEP bu açıdan en güvenli yollardır; elden teslimde tarihli-imzalı teslim belgesi alın.

Örnek Veri Sorumlusuna Başvuru Dilekçesi

Aşağıdaki şablonu kendi durumunuza uyarlayabilirsiniz:

[VERİ SORUMLUSU ŞİRKET UNVANI]
[Adresi]

Konu: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 11. ve 13.
maddeleri kapsamında başvurumdur.

Şirketiniz tarafından kişisel verilerim [açıklayın: üyelik, alışveriş,
abonelik vb. kapsamında] işlenmektedir.

6698 sayılı Kanun'un 11. maddesi kapsamında;
[  ] Kişisel verilerimin işlenip işlenmediğinin bildirilmesini,
[  ] İşlenmişse buna ilişkin bilgi verilmesini,
[  ] İşlenme amacının ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığının
     bildirilmesini,
[  ] Aktarıldığı üçüncü kişilerin bildirilmesini,
[  ] Eksik/yanlış işlenen verilerimin düzeltilmesini,
[  ] Kanun'un 7. maddesi çerçevesinde silinmesini/yok edilmesini,
[  ] Yapılan işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere
     bildirilmesini
talep ederim.

Talebime ilişkin açıklamalar ve ekli belgeler: [SMS ekran görüntüsü,
üyelik kaydı vb.]

Başvurumun Kanun'un 13. maddesi uyarınca en geç 30 gün içinde
sonuçlandırılarak tarafıma bilgi verilmesini arz ederim.

Ad Soyad         :
T.C. Kimlik No   :
Tebligat Adresi  :
E-posta / Telefon:
Tarih ve İmza    :

Hukuk Destek AI'ın dilekçe örnekleri sayfasından diğer dilekçe şablonlarına da ulaşabilirsiniz.

Veri Sorumlusu Ne Kadar Sürede Cevap Vermek Zorunda?

Veri sorumlusu, talebinizi en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmak zorundadır. Cevap; kabul, gerekçeli ret veya talebin kısmen karşılanması şeklinde olabilir ve size yazılı veya elektronik ortamda bildirilir.

Ücret konusu: Başvuru kural olarak ücretsizdir. Tebliğ'e göre yazılı cevabın ilk on sayfası için ücret alınamaz; on sayfayı aşan her sayfa için 1 TL işlem ücreti istenebilir. Cevap CD, taşınabilir bellek gibi bir kayıt ortamında veriliyorsa yalnızca kayıt ortamının maliyeti talep edilebilir.

Cevap Gelmezse veya Ret Cevabı Verilirse Ne Olur?

KVKK'nın 14. maddesine göre şu hâllerde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyet hakkınız doğar:

• Başvurunuzun reddedilmesi,
• Verilen cevabın yetersiz bulunması,
• 30 gün içinde cevap verilmemesi.

Şikâyet süreleri kısadır ve ikisi birlikte işler:

• Veri sorumlusunun cevabını öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün,
• Ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kurula şikâyette bulunmalısınız.

Örneğin başvurunuza hiç cevap gelmediyse, 30 günlük cevap süresinin dolmasını takiben kalan süre içinde şikâyetinizi yapmanız gerekir; 60 günlük üst sınır başvuru tarihinden itibaren hesaplanır. Kurula şikâyetin adımlarını ve KVKK ihlal kararlarının sonuçlarını KVKK şikâyeti nasıl yapılır yazımızda bulabilirsiniz.

Ayrıca kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesi nedeniyle bir zararınız doğduysa genel hükümlere göre tazminat davası açma hakkınız saklıdır; suç oluşturan hâllerde (TCK m. 135 vd.) savcılığa da başvurulabilir. Bu konuda suç duyurusu rehberimize göz atabilirsiniz.

Sık Yapılan Hatalar

• Sıradan e-postayla başvurmak: Sistemde kayıtlı olmayan bir e-posta adresinden gönderilen başvuru usulüne uygun sayılmayabilir.
• T.C. kimlik numarasını yazmamak: Zorunlu unsur eksikliği ret sebebidir.
• Talebi belirsiz bırakmak: "Verilerimi silin" yerine hangi verilerin, hangi işleme faaliyeti kapsamında silinmesini istediğinizi somutlaştırın.
• İspat aracı saklamamak: Gönderim kanıtı olmadan Kurul aşamasında başvuru yaptığınızı ispatlamanız zorlaşır.
• Süreleri kaçırmak: Cevap gelmediğinde 60 günlük üst sınırı beklemeden harekete geçin.

Sonuç

Veri sorumlusuna başvuru, KVKK haklarınızı kullanmanın zorunlu ilk adımıdır. Zorunlu unsurları eksiksiz içeren, talebi net bir dilekçe hazırlayıp ispatlanabilir bir kanaldan gönderdiğinizde, veri sorumlusu 30 gün içinde cevap vermek zorundadır; cevapsızlık veya ret hâlinde Kurula şikâyet yolu açılır. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; somut uyuşmazlığınız için bir avukattan hukuki destek almanız yararlı olacaktır.